Lunds universitet dröjde flera veckor med att utfärda Sebastian Ekbergs examensbevis. Det gjorde att han inte kunde fullfölja sin stipendieansökan för att plugga i USA. Nu tvingas han skjuta upp sina planer i ett år.
Den 1 juli förra året skickade Sebastian Ekberg in ansökan om kandidatexamen i teologi. Han behövde få ut sitt examensbevis före den 12 september då deadline var för ansökan till ett stipendium han ville söka. Eftersom examensbevis ska utfärdas inom 30 arbetsdagar skulle det inte vara något problem. Men tio veckor senare, den 9 september, hade han fortfarande inte fått något svar. Han kontaktade då kåren för att få hjälp.
Missad stipendiemöjlighet
Examensbeviset var nödvändigt för att söka ett stipendium som skulle betala ett tvåårigt masterprogram i teologi och religions-filosofi på Fordhams, Notre Dames och Yales universitet.
– Det fanns förstås inga garantier att jag skulle ha fått det, men jag blev av med möjligheten att över huvud taget söka stipendiet för att en myndighet inte klarat av att hantera sitt arbete, säger Sebastian Ekberg.
Hans examensbevis kom först i slutet av september, mer än tolv veckor efter inskickad ansökan. För Sebastian Ekberg innebär det att han blir tvungen att skjuta på sina planer i ett år.
Ovanligt många ansökningar
Alla som har studerat vid svenska universitet och läst enligt 1993 års studieordning måste ta ut sin examen senast 30 juni 2015. Universitetet har därför skickat ut en begäran till äldre studenter om att slutföra sina examina.
– Universitetet har de senaste åren fått mellan 6 500 och 7 000 examensansökningar per år.
I år ligger vi för närvarande 20 procent över de siffrorna, vilket oundvikligen har lett till längre väntetider. Lunds universitet har upplevt en kraftigare ökning än andra svenska universitet vi jämfört med, säger Daniel Huledal, avdelningschef för student och utbildning vid Lunds universitet.
– Lunds universitet hade kunnat ha bättre kommunikation eller bättre framförhållning, kommenterar Sebastian Ekberg.
Sommarmånaderna är värst
– Ungefär en tredjedel av samtliga ansökningar kommer i juni och juli. Augusti och september ligger också över medel, med ungefär 20 procent av årets ansökningar tillsammans. En majoritet av de ansökningar som kom in under juli, augusti och september kunde inte handläggas inom åtta veckor, säger Daniel Huledal.
Under sommarmånaderna skedde en ytterligare ökning av examensansökningar. De fick därför hjälp av en pensionerad kollega under sommaren. Examensenheten hade inte möjlighet att snabbt anställa och lära upp nya medarbetare.
– Det går inte att omedelbart åtgärda detta genom personalökningar. Inlärningstiden för en ny handläggare är två månader och under den tiden blir färre ansökningar handlagda, säger han.
Kåren anmälde universitetet
Humanistiska och teologiska studentkåren, HTS, valde att skicka in en anmälan till Universitetskanslersämbetet, UKÄ. Deras uppdrag var att se över om universitetet brustit i sin myndighetsutövning till den grad att Sebastian Ekberg tagit skada av det.
HTS hänvisar i sin anmälan till Lunds universitets rättighetslista som anger att en student normalt ska få sitt examensbevis senast 30 arbetsdagar efter begäran.
Efter HTS anmälan till UKÄ bereddes Lunds universitet möjlighet att lämna ett yttrande
i ärendet. Tidigare rektor Per Eriksson och Daniel Huledal lämnade i december ett yttrande där de beskriver genomförda och planerade åtgärder, bland annat att en webbaserad examensansökan infördes i juli som möjliggör snabbare hantering av ansökningar. De medger dock att den inte räckt till för att lösa problemen med ökade väntetider.
FAKTARUTA EXAMENSBEVIS:
Examensbevis ska utfärdas inom 30 arbetsdagar efter det att ansökan har skickats in. För närvarande är handläggningstiden längre än normalt.
Sedan i höstas är det möjligt att få förtur i sin ansökan om en sökande riskerar en plats och det andra lärosätet inte accepterar ett intyg som ersättning för examensbeviset. Kravet är då att studenten kan visa upp mejlkorrespondens med det berörda lärosätet.
