Bonussnurror, bjudfester och en anmäld chef. Lundagård granskar sektionen Externa relationer.
Den åttonde juni 2015 köper en chef vid Lunds universitet en semesterresa till Aten. I stället för att betala biljetten får han resan gratis genom att växla in bonuspoäng knutna till ett bonuskort vid SAS.
Det är samma kort som chefen samlat in poäng med i samband med sina tjänsteresor vid Lunds universitet. Att använda bonuspoäng intjänade i tjänsten privat bryter mot universitetets reglemente och är skattepliktiga uppgifter.
Vid merparten av de drygt 40 tjänsteflygresor chefen företar under 2015 är hans privata bonusnummer registrerat. I takt med att flygresorna företas ramlar poängen in, och i december 2015 bokar han ännu en semesterresa. Denna gång bär det av till Thailand. Återigen är resan bekostad av samma kort som han samlat poäng med i tjänsten.
Chefen det handlar om är ett av universitetets toppnamn när det kommer till internationalisering och en av cheferna på sektionen Externa relationer.
______
Den del inom universitetsförvaltningen som heter Externa relationer har varit verksam i sex år. Under den tiden har det inte varit snålblåst runt sektionen.
2012 avslöjade Lundagård att Externa relationer anordnade alumniträffar runt om i världen för att öka antalet internationella studenter vid LU. Vid träffarna bjöds det på bland annat kycklinglevermousse och mousserande vin. Notan överskred 250 000 kronor och uppföljningen av mingeltillfällena var i stort sett obefintlig.
Läs mer: Internationella bjudfester i jakten på nya studenter
I år är sektionen uppe för internrevisionens granskning, som beräknas vara klar hösten 2017.
Externa relationers tillkomst berodde på flera sammanfallande faktorer.
Det infördes studieavgifter för icke-europeiska studenter hösten 2011 och parallellt ställdes krav på ökad effektivitet inom universitetsförvaltningen. När innovationsverksamheten bröt sig loss från sektionen Forskning, innovation och extern samverkan (FIE) år 2009 uppstod ett behov av omstrukturering.
Det stöttes och blöttes, intervjuer hölls om hur förvaltningen kunde förbättras och i maj 2011 sjösattes till slut Externa relationer. Vid tillkomstögonblicket skulle Externa relationer, bland många andra uppgifter, arbeta med internationalisering och främja extern samverkan.
Vissa menar dock att sektionen med tiden fått en internationell slagsida. I en analys vid starten bedömdes en risk för sektionen vara ett ”för stort fokus på internationella frågor”. Att så skulle blivit fallet är dock inget som känns igen vid sektionen.
– Verksamheten är nästintill identisk med hur den såg ut då. Det är samma uppdrag och i princip lika mycket folk, säger Margareta Nordstrand, chef på Externa relationer.
______
På hemsidan bussinesclass.se samlas människor med intresse av att flyga i första klass. Trådarna består av över 500 000 inlägg där medlemmar diskuterar allt från avtalspriser på flygresor till hur poängperioder med särskilda flygbolag ser ut.
Chefen vid Externa relationer som köpte resor till Thailand och Grekland har varit aktiv i många av forumets trådar. Med ett användarnamn som motsvarar sitt eget namn har han skrivit praktiskt och personligt hållna inlägg om allt från loungeåtkomst till första resan som liten.
På businessclass.se är intjänandet av bonuspoäng som kan användas till resor, så kallade eurobonuspoäng, ett centralt diskussionsämne: hur den högsta nivån – diamantmedlemskap – uppnås, hur poängperioder med olika bolag fungerar eller sätt att maximera bonusintjänandet. Detta är även något som uppehållit chefen vid Externa relationer.
I en tråd tipsar han om ett upplägg för att maximera bonusen. Genom att använda Amercian Express-kort, Coop Med Mera Mastercard och betalningstjänsten Betalo skapas en effektiv bonussnurra.
Systemet går i korthet ut på att genomföra merparten av ens köp med ett SAS Amercian Express-kreditkort, vilket automatiskt genererar bonus. När kreditkortsräkningen kommer, betalas den via Betalo, med hjälp av ett Coop Med Mera Mastercard. Vid tillfällen då SAS Amercian Express inte kan användas, fungerar Coop-kortet som komplement. Coop Med Mera-poängen samlas in för att vid en uppnådd gräns kunna växlas in mot eurobonuspoäng.
I en av trådarna, den sjunde september 2015, vill chefen bemöta anklagelser han fått om att utnyttja bonusen han tjänar i tjänsten. Han skriver att han är ”Internationell chef på ett av Sveriges främsta universitet i södra Sverige” och att det ingår i hans tjänst att resa, men att det ej görs på ett otillbörligt sätt.
Två månader senare skriver han i en av trådarna att han ordnat ett guldmedlemskap till en av sina chefer vid universitetet: ”fixat guld till min chef med ett snällt mejl och visade på framtida bokningar – fick även […] en badhandduk som tack för att ha värvat en bra ny kund”.
Enligt chefen vid Externa relationer är det inte hans egen chef som fått ett guldmedlemskap.
– Det var till Eva Wiberg, precis efter att hon utsågs till prorektor men innan jag visste att hon åkte i businessclass, för då hade hon inte behövt det kortet, säger han.
Eva Wibergs resekostnader med utrikesflyg under 2016 överskred 200 000 kronor och hennes resor i bland annat businessclass var ämne för internrevisionens granskning våren 2017.
Läs mer: Eva Wiberg bröt mot riktlinjerna – flög för hundratusentals kronor
______
Att Lunds universitet satsar på internationalisering återspeglas i statistiken.
Myndighetens resekostnader uppgår till 90-100 miljoner kronor årligen. I rapporten ”Miljöledning i staten” som Naturvårdsverket publicerade i april 2017, framgår att Lunds universitet i samband med flygresor, i en jämförelse mellan 180 svenska myndigheter, släppte ut näst mest koldioxid.
Under 2015 genererade LU:s flygresor 6200 ton koldioxidutsläpp. Det gör flygningarna till universitetets enskilt största utsläppsfaktor – att jämföra med fjärrvärmeanvändningen som under samma år genererade 700 ton koldioxidutsläpp.
Men internationalisering är inte ett problem per se. Tvärtom förhåller sig de flesta Lundagård talat med positiva till ett starkt internationellt fokus. Strategiska partnerskap och ökad mobilitet är exempel på positiva effekter som följer med en ökad internationalisering.
Konflikten står snarare att finna kring vilken del av universitetet som ska ansvara för den internationella utblicken: fakulteterna, Externa relationer, Internationella rådet, rektor, prorektor, eller allihop?
Det är alltså en klassisk ”knattelagsproblematik”: är det möjligt att dela upp uppgifterna inom laget någorlunda systematiskt, eller måste alla springa efter samma boll?
I detta virrvarr märker Externa relationer ut sig som en aktör som dras med flera problem.
I intervjuer med Lundagård lyfts fram att Externa relationer jobbar med undermåliga budgetunderlag till nya internationaliseringssatsningar, brister i kommunikationen med fakulteterna, föreslår godtyckliga summor för marknadsföring och agenter, samt har svag koppling till kärnverksamheten. Somliga vid LU kallar Externa relationer för ”parasiten”– med hänsyftning till att sektionen på internationaliseringssidan förverkar medel utan att på ett uppenbart sätt ge något tillbaka.
Ett exempel är att fakulteterna ofta har egna internationella kontor, vilket ökar risken för dubbelarbete. Att Externa relationer anses ligga vid sidan om kärnverksamheten – med svag koppling till fakulteterna – förstärker den risken.
– Ofta har Externa relationer en egen verksamhet, och sedan har fakulteterna ett eget internationellt kansli där personer jobbar med samma saker. Då betalar vi dubbelt för något som görs på fakultetsnivå också, säger Jack Senften, vice ordförande för Lunds universitets studentkårer (Lus).
Exempelvis driver Medicinska fakulteten en egen internationell avdelning med flera anställda och för att underlätta utbyten bygger de hus i Etiopien, Zimbabwe och Uganda.
– Vi har en egen avdelning som jobbar mycket med de här frågorna själva på fakulteten. Naturligtvis dockar vi in på den centrala nivån också, men det blir ändå lite kaka på kaka, säger Gunilla Westergren-Thorsson, dekan på Medicinska fakulteten.
Universitetets storlek och decentralisering gör att det kan vara svårt att få en överblick över allt som sker beträffande internationalisering.
Sanimir Resic, prodekan vid Humanistiska och teologiska fakulteterna, tycker att en nyckel i internationaliseringsarbetet är att förbättra kommunikationen mellan de olika nivåerna.
– När man sitter i Internationella rådet inser man att varje fakultet och institution har djupa försänkningar runt om i världen. Så ibland kan man nästan känna att det är besvärligt när någon från central nivå har idéer eller förslag som kommit uppifrån, säger Sanimir Resic.
Oskar Johansson är studentrepresentant i Internationella rådet. Tillsammans med Sanimir Resic och andra fakultetsrepresentanter, prorektorn och någon från Externa relationer, fungerar de rådgivande till rektor i internationaliseringsfrågor.
Oskar Johansson är kritisk till vilken roll Externa relationer spelar i Internationella rådet.
– Det är rätt problematiskt hur arbetet bedrivs just nu. Det finns ett tydligt avstånd mellan fakulteterna och Externa relationer, säger han.
Internationella rådets uppgift är att rådge rektor Torbjörn von Schantz. Men avståndet mellan parterna i organet har delvis resulterat i förvirring över dess egentliga syfte.
– Jag har märkt att det finns två saker vi gör. Det ena är att serva rektorn och universitetsledningen med underlag så att de kan fatta bra beslut. Det andra är att vi fungerar som bollplank åt Externa relationer, säger Sanimir Resic.
Han får medhåll av Oskar Johansson som anser att man i för stor utsträckning bereder och behandlar sådant som rör Externa relationers verksamhet.
De budgetar som Externa relationer framlagt i Internationella rådet beträffande nya internationaliseringsprojekt får också kritik.
– Den information man fått ut är i mångt och mycket ett Excel-ark över de kommande fem åren med en ”rough schedule” om vart pengarna ska gå. Vissa av de här satsningarna kostar flera miljoner sett över en flerårsperiod, säger Oskar Johansson.
Efter påtryckningar från kårrepresentanter, däribland honom själv, har han den senaste terminen skönjt en marginell förbättring.
– I jämförelse med hur motsvarande arbete bedrivs på institutionsnivå är det inte tillräckligt med information för att man ska kunna ge bra råd om att pengarna ska användas på ett visst sätt, säger han.
Sanimir Resic tycker inte att budgetarna utgjort något större problem.
– Det mesta av det här är inom ramen för vad som kan skava lite utan att det finns någon illvilja någonstans, säger han.
______
Den sjunde december 2015 inkommer ett ärende till förvaltningschefen vid Lunds universitet.
Det är en anmälan om misstänkta oegentligheter beträffande den tidigare nämnda chefen vid Externa
relationer.
Enligt en anonym uppgiftslämnare har chefen genom olika förmånskort utnyttjat sin anställning. I anmälan misstänks chefen för att ha köpt privata resor med bonuspoäng intjänade i tjänsten, köpt dyra flygbiljetter för att maximera sin bonus, och för att ha samlat bonuspoäng via kreditkortsköp genomförda i tjänsten – vilket genererar bonus – och som universitetet sedan ersätter honom för.
Slutligen för att ha missbrukat förmånskort på olika hotellkedjor.
Påståendena tillbakavisas av chefen som menar att det inte finns någon substans i anmälan.
– Nej, det tycker jag inte. När det gäller hotellkorten har jag fått status på dem genom att köpa aktier privat. Jag ser inget fel i att staten sparar pengar på att jag gjort ett utlägg privat, säger han.
I anmälan fanns länkar till forumet på businessclass.se där chefen varit verksam. Förvaltningschef Susanne Kristensson, som beslutade om att starta en utredning om ärendet, läste inga av inläggen.
– Jag tycker att det är rena tramset vad folk går ut och tycker på olika sidor. I en opartisk utredning går vi in och bedömer sakomständigheter och inte vad som skrivs om på olika sajter, säger hon.
Dock medger chefen att han kan ha använt privata kreditkort i tjänsten som universitetet sedan ersatt honom för, vilket – med hänvisning till systemet för bonusmaximering – i praktiken försvårar en separation av privata bonuspoäng med sådana kopplade till tjänsten.
– Det enda påståendet som det kan finnas substans i är att jag använt ett privat kreditkort för utlägg i tjänsten. Men det ser jag inte att man inte får göra. Köper jag kakor till jobbfikat på mitt ICA-kort är det inte ett tjänstefel, säger han.
Trots att anmälan mot chefen var flerdelad valde Susanne Kristensson att enbart starta en utredning om en aspekt av anmälan – om att chefen skulle använt bonuspoäng från tjänsten till privata resor.
På frågor om varför hon beslutade att utreda enbart en del av anmälan svarar Susanne Kristensson inte. I stället hänvisar hon till samarbetet mellan universitetet och deras resebyrå, samt att det inte fanns något tecken på att chefen försökte skaffa sig mer bonuspoäng.
– Vi har en resebyrå som vi anlitar och det är dem som hjälper till att boka de bästa resorna. Det här med att påstå att någon bokar resor för att gynna sin bonus, det är oerhört märkligt. Att han (chefen red.anm) på något sätt skulle jobba för att få mer bonuspoäng, det finns ingenting som indikerar något sådant, säger Susanne Kristensson.
En utredning tillsattes som fastslog att anklagelserna inte stämde. Chefen hade använt bonuspoäng för att köpa semesterresor till Thailand och Grekland, men poängen han intjänat privat bedömdes överskrida det han intjänat i tjänsten.
– Jag fick en sammanställning över vad han hade tjänat in och hur mycket han hade använt. När jag gjorde sammanräkningen såg jag att vad han tjänat in privat var mer än vad han använt privat, säger Margareta Nordstrand, den chef på Externa relationer som genomförde utredningen.
Det finns dock flera frågetecken kring utredningen. Den berör inte att intjänandet av bonus medför fler förmåner än gratisresor – exempelvis till billigare resor, eller att tjänsteresorna möjliggjort för chefen att uppgradera till högsta medlemsnivån på SAS. Utredningen tar ingen hänsyn hur en gör för att separera privata bonuspoäng från sådana insamlade i tjänsten, eller till när poäng eventuellt förfaller.
Redan innan utredningen formellt inleddes fick Margareta Nordstrand ett mejl från mannen hon skulle utreda. I det bifogade han en sammanställning om sitt bonussamlande som han genomfört på egen hand. Utifrån det bedömde Nordstrand att anmälan saknade grund.
Frågan är dock hur solid utredningen var, och huruvida Margareta Nordstrand verkligen vet om sammanställningen stämmer framstår som oklart.
– Jag kommer inte ihåg om han skrev den eller om jag skrev den, säger Margareta Nordstrand.
Han skickar över en sammanställning som han gjort på egen hand. Hur vet du att uppgifterna är riktiga?
– Jag har väl ingen anledning att ifrågasätta min personals trovärdighet, säger Margareta Nordstrand.
Du tänker att någon som är anmäld och kanske begått felaktigheter kommer visa det helt självmant?
– Jag har ju sett saldona.
Som du fick per mejl?
– Jag vill nog gå tillbaka och titta på det här. Du tror att han har ljugit för mig? Vill du att jag ska gå tillbaka och göra en kontroll av sanningshalten i det där så ska jag självklart göra det, säger Margareta Nordstrand.
Flera personer på centrala poster vid universitetet har valt att inte kommentera sektionen Externa relationer i väntan på slutsatserna från internrevisionens pågående granskning.
