Det blev ett sprakande jubileumsår för studentaftonutskottet, med statschefer och kungligheter som talare. Men slutnotan för Lunds studenter blev nästan 90 000 dyrare än budgeterat.
Nu inför Akademiska föreningen (AF) striktare ekonomisk kontroll för samtliga utskott.
Sedan 1905 har en lång rad politiker, konstnärer och tungviktare inom alla discipliner gästat Lunds studentaftnar. När det så var dags för 100-års jubileum spände studentaftonutskottet musklerna ordentligt.
Under våren 2005 gav de ut en jubileumsbok, ordnade bal på AF-borgen och arrangerade inte mindre än 13 aftnar, med bland andra Finlands president Tarja Halonen, statsminister Göran Persson och Danmarks drottning Margrethe.
Balen största kostnaden
Utskottet drog också in mer än tre gånger så mycket sponsorpengar som beräknat. Men kostnaderna för årets verksamhet, som skulle varit cirka 180 000 kronor, slutade trots det på drygt 270 000 kronor. Förlusten kan delvis förklaras av att den middag som arrangerades för att fira bokutgivningen betalades med utskottets pengar. Enligt studentaftonutskottet hade AF:s ledning gett ett muntligt löfte att AF centralt skulle stå för fiolerna.
Utöver det var det en modevisning med inhyrda modeller – och framförallt jubileumsbalen som var beräknad för 500 gäster men där bara 170 kom – som gjorde att kostnaderna drog iväg.
– Med den sponsring vi hade skulle vi ha klarat modevisningen. Men när balen gick så pass mycket back, då föll allting, kommenterar Lina Sundgren som var förman under jubileumsåret.
”Gav god publicitet”
Agnes Lidbeck, ombudsman för AF, tycker ändå inte att studentaftonutskottet varit för slösaktigt.
– Man hade ett jubileumsår, med all den pompa och ståt det innebär i form av talare, säger hon och menar att budgeten inte var tillräckligt anpassad för detta.
Det ambitiösa programmet gav också god publicitet åt föreningen, menar hon.
Likväl var studentaftonutskottets förlust den utlösande faktorn bakom de nya tuffare regler för utskottens affärer som AF:s styrelse klubbade igenom i december. Bland nyheterna finns bland annat ett tak för hur stora utgifter utskottens förmän får attestera utan att fråga styrelsen i förväg. I framtiden måste styrelsen även godkänna alla aktiviteter som ligger utanför ett utskotts fastslagna verksamhetsplan.
– Nästa gång man till exempel ska ordna en bal så kommer den behöva presenteras för styrelsen med en budget. Då kan man avgöra om det är en rimlig kalkyl eller inte, säger Agnes Lidbeck.
Ekonomihjälp anställs
I detta fall hade jubileumsbalen och bokprojektet godkänts av styrelsen, men något beslut om hur mycket dessa aktiviteter skulle få kosta hade inte fattats.
Den största förändringen av reglerna blir dock införandet av en redovisningsperson, en ekonomiskt bevandrad student som anställs för att hålla koll på utskottens ekonomi och hjälpa dem med sin redovisning. Tanken är att få snabbare uppföljning och bättre kontroll över utskottens utgifter.
– Det här är något man får lägga bakom sig och säga: okej det blev fel, säger Agnes Lidbeck. Det var ett bra år, men budgeten skulle lagts på ett annat sätt och den skulle följts på ett annat sätt. Nu har vi skaffat andra rutiner.
